Estado de preparación de pedidos
Información en tiempo real de la preparación de cada pedido en un almacen

En un modelo de empresa de comercialización y envío de productos en la que interactúan claramente dos departamentos, el comercial y almacén, mientras el departamento comercial realiza los pedidos de venta el de almacén prepara las expediciones,  la comunicación debe ser óptima, para que el proceso de venta y envío sea fluido.

El problema:

El departamento comercial necesita saber el estado de preparación en tiempo real de los pedidos de venta que se preparan en el departamento de expediciones o almacén.

Requisitos: 

  • La información debe ser en tiempo real en el momento que cada operario de almacén coloque cada producto en el contenedor de preparación (Palets).
  •  El departamento comercial debe ver en una pantalla centralizada sin estar presionando F5 ni refrescando la pantalla.
  • La pantalla tiene que reflejar estado de los pedidos y la información relativa a cada pedido de forma visual fácil de interpretar.
  • Las incidencias en el momento de la preparación la debe conocer cada comercial del pedido con incidencia.

La Solución:

Se crea una vista con información relevante que representa en tiempo real los estados y movimientos del almacén que influyen en cada pedido así como una interfaz para el departamento de almacén que facilite la introducción de datos y la comunicación con el departamento comercial.

En caso de una incidencia con un determinado lote o producto, el departamento de almacén con un intuitivo procedimiento de dos click puede avisar al comercial sobre que tipo de problema tiene con un determinado lote o producto y a este le aparece la incidencia directamente en la venta afectada y puede tomar en la decisión comercial en el mismo momento. 

La vista de información de pedidos en preparación nos muestra la siguiente información:

  • Estado (Si se está preparando o no)
  • Fecha y hora que lo recoge el transporte.
  • Número de pedido de venta.
  • Numero de albarán de salida
  • Nombre y logo de la empresa de transporte.
  • Nombre y logo del cliente.
  • Estado de llenado del palet o los palets del pedido que aumenta cada vez que el preparador pone producto.
  • También indica si en ese pedido concreto hay algún problema (Rotura de stock o si la calidad no esta en los parámetros correctos o cualquier otra incidencia).

Se crea una vista para el preparador de almacén con las siguientes características:

  • Imagen de cada producto para facilitar su identificación.
  • El nombre y el numero de lote sobresalen para que sea fácil su lectura.
  • Las cantidades que corresponden de cada producto.
  • Cuatro opciones sobre cada producto o lote que debe agregar (Hecho, Modificar cantidades, Eliminar cantidades, Botón de comunicación de incidencia)
  • Un botón con opciones para comunicar incidencias sobre un producto o lote en concreto al comercial en caso de haber incidencia.
  • Firma en tablet del transportista o responsable de transporte que se guarda y se usa para informes e impresión.
Vista principal para conocer en tiempo real la situación de preparación de cada pedido de venta.

Conclusión:

La comunicación entre todos los departamentos es un punto fuerte para cualquier empresa. 

La facilidad para comunicar todos los tipos de incidencia que puedan ocurrir y así que todos estén con un flujo de información instantánea es una poderosa arma que incrementa la eficiencia y mejora la toma de decisiones.

Control de inventario y calidad
Para producto perecedero